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Datum: 06.10.2020

Zoom an der Universität Bonn

Campuslizenz für Beschäftigte und Studierende

Zur erfolgreichen Durchführung des digitalen Sommersemesters 2020 stellt die Universität Bonn mit der Videokonferenz-Lösung ZOOM nun allen Beschäftigten und Studierenden ein weiteres geeignetes Tool für die digitale Lehre zur Verfügung. 

ZOOM ermöglicht die Durchführung von Vorlesungen, Seminaren und Video- und Telefonkonferenzen in hoher Qualität. Das System hat sich bislang, auch bei Tests an anderen Universitäten und Hochschulen, als sehr verlässlich erwiesen. 

Somit wurde neben dem DFNconf-System, das aufgrund der erheblich gestiegenen Nutzung an Kapazitätsgrenzen stößt, eine weitere, sehr stabile Möglichkeit geschaffen, sowohl Seminare als auch Vorlesungen im Online-Modus durchzuführen.

zuletzt aktualisiert am 07.07.2020

Update des Zoom-Client nötig

Bis spätestens zum 30. Mai 2020 müssen die Clients für Zoom aktualisiert werden, damit die Teilnahme an Meetings weiterhin möglich ist.
 
Durch die GCM-Verschlüsselung bietet Zoom damit einen höheren Schutz von Meetingdaten und erhöhten Schutz vor unbefugtem Zugriff.
 
Den Download der aktuellen Clients finden Sie unter: https://zoom.us/docs/de-de/zoom-v5-0.html.

Kostenlose Zoom-Lizenzen vs. Campuslizenz

Es gibt auf der Website des Herstellers www.zoom.us, die Möglichkeit kostenlose „Probelizenzen“ zum privaten Gebrauch (mit einer Einschränkung auf 40-minütige Meetings) zu erwerben. Diese sind mit Einführung durch die Campuslizenz nicht mehr für den Einsatz an der Universität Bonn geeignet, da andere Datenschutzbestimmungen als durch die Campuslizenz gelten und nur die durch die Universität verwaltete Lizenzen dienstlich genutzt werden dürfen. 

Wenn Sie eine Lizenz nutzen, die vor Einführung der Campuslizenz von der Universität zur Verfügung gestellt wurde, kann es sein, dass diese Lizenz in die Campuslizenz überführt wurde. Dies ist bspw. der Fall bei den Lizenzen die im März vom Rektorat für die Professuren beschafft wurden.

Teilnehmen an einer Zoom-Veranstaltung ohne Lizenz oder Softwareinstallation 

Für die Teilnahme ist keine gesonderte Registrierung notwendig. Die Veranstalter stellen in der Regel einen Link zur Veranstaltung zur Verfügung. Wird dieser aufgerufen, gibt es die Option "Von Ihrem Browser teilnehmen". So können Sie ohne Registrierung und ohne Installation von zusätzlicher Software teilnehmen. 

Sollten Sie sich entscheiden, lieber den vollen Funktionsumfang der Zoom-Clientsoftware nutzen zu wollen, so ist auch in diesem Fall für die Teilnahme keine Lizenz/Registrierung nötig. Wir empfehlen aber in diesem Fall die Einwahl über die Campuslizenz, da so der in der Campuslizenz vereinbarte verbesserte Datenschutz bei Einsatz der Clientsoftware greift.

Kurzanleitung für (Gast-)Teilnehmer

» Anleitung

Registrieren als Host für Veranstaltungen

Beschäftigte und Studierende der Universität Bonn können sich mit ihrer Uni-ID für die Nutzung von Zoom als Veranstalter ("Hosts") von Videokonferenzen registrieren. 

Registrieren für Studierende und Doktorand*innen

Wichtig: Melden Sie sich bitte mit Ihrer Studierenden-Uni-ID an, auch wenn Sie aufgrund einer Hilfskrafttätigkeit oder als Mitarbeiter*in auch eine Mitarbeiteitenden-Uni-ID haben. Ihre Studierenden-Uni-ID erkennen Sie daran, dass sie sie etwas für die Anmeldung zu Lehrveranstaltungen in BASIS nutzen. Der Funktionsumfang ist bei Anmeldung mit einer Studierenden-Uni-ID bis auf eine (derzeit unerhebliche) Funktionseinschränkung bei der Aufzeichnung identisch. Es stehen uns aber mehr Studierendenlizenzen als Mitarbeitendenlizenzen zur Verfügung. 

  1. Gehen Sie auf das Zoom-Portal uni-bonn.zoom.us 
  2. Melden Sie sich über "Host" oder "Sign In" initial mit Ihrer Studierenden-Uni-ID an. Nutzen Sie bitte auch Ihre Studierenden-Uni-ID an, wenn Sie zusätzlich aufgrund einer Hilfskrafttätigkeit oder als Mitarbeiter*in auch eine Mitarbeitenden-Uni-ID haben. Ihre Studierenden-Uni-ID erkennen Sie daran, dass sie Sie etwa für die Anmeldung zu Lehrveranstaltungen in BASIS nutzen.
  3. Ab sofort können Sie Ihre Uni-ID zur Anmeldung auf uni-bonn.zoom.us und in den verschiedenen Clients (Windows, Linux, MacOS, Android, iOS) nutzen. Die Funktion heißt "Per SSO anmelden". Die domain für SSO lautet: uni-bonn.zoom.us

Registrieren für Professor*innen und Mitarbeiter*innen 

  1. Gehen Sie auf die Seite  uni-bonn.zoom.us  
  2. Melden Sie sich initial über "Host" oder "Sign In" mit Ihrer Uni-ID an. 
  3. Ab sofort können Sie Ihre Uni-ID zur Anmeldung auf uni-bonn.zoom.us und in den verschiedenen Clients (Windows, Linux, MacOS, Android, iOS) nutzen. Die Funktion heißt "Per SSO anmelden". Die domain für SSO lautet: uni-bonn.zoom.us

Veranstaltungen planen und einrichten

Als registrierte Benutzer*in können Sie Vorlesungen, Seminare und Meetings mit bis zu 300 Teilnehmer*innen abhalten. Zukünftige Veranstaltungen können Sie im Vorfeld einrichten und den Teilnehmer*innen die Zugangsdaten zur Verfügung stellen. Über die Einstellungen entscheiden Sie auch ob die Teilnehmer*innen mit Audio und Video beitreten dürfen. Bei einer großen Vorlesung ergibt es Sinn, den Audio- und Videobeitritt einzugrenzen. Bei einem kleineren Seminar wollen Sie vielleicht gerade mit den Teilnehmer*innen diskutieren und auch sehen.

Anleitungen und Video-Tutorial

» Anleitung

» Video-Tutorial

Webinar-Lizenzen

Die Universität hält zentral einhundert Webinar-Lizenzen für bis zu 500 Teilnehmer*innen sowie zehn Webinar-Lizenzen für bis zu 1000 Teilnehmer*innen vor. Diese Lizenzen sind vorrangig für curriculare Lehrveranstaltungen vorgesehen, die die Grenze von 300 oder eben 500 Teilnehmer*innen überschreiten. Webinarlizenzen können im Rahmen der Verfügbarkeit beantragt werden für Veranstaltungen, die

  • der universitären Lehre oder Forschung dienen
  • mehr als 300 Teilnehmer*innen haben
  • curricular verankert oder aber von besonderer Wichtigkeit für die Außenwirkung der Universität sind.

Bei Bedarf wenden Sie sich bitte mit einer kurzen Begründung und der Nennung der Uni-ID, mit der das Webinar verknüpft sein soll, an [Email protection active, please enable JavaScript.]. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie sich zuvor mit dieser Uni-ID einmal bei Zoom angemeldet haben, damit diese für die Dauer des laufenden Semesters als Webinar-Lizenz geführt werden kann.

Veranstaltungen aufzeichnen

Mit Zoom haben Sie auch die Möglichkeit eine virtuelle Vorlesung aufzuzeichnen und den Studierenden als Videodatei zur Verfügung zu stellen (über sciebo). Dabei können Sie alles was Sie auf Ihrem Desktop aufrufen und auch PowerPoint-Präsentationen aufzeichnen und dazu sprechen. Sie können dabei auch Ihre Computerkamera einschalten. Dann sehen die Studierenden im Video sowohl die Folien als auch Sie.

Bei Aufzeichnungen dürfen nur Ihr Bild und Ton und nicht das Ihrer Teilnehmer*innen aufgezeichnet werden. Bitte stellen Sie vor Start der Aufnahme unbedingt sicher, dass alle Teilnehmer*innen ihre Kameras und Mikrofone deaktiviert haben. Über die Chatfunktion haben Ihre Teilnehmer*innen trotzdem weiterhin die Möglichkeit, Fragen an Sie zu richten.

Prüfungen via Zoom

Sie finden die Regelungen des Rektorats für Online-Prüfungen an dieser Stelle, Zoom ist unter bestimmten Bedingungen ein zugelassenes Tool:

Empfehlungen des Datenschutzbeauftragten

Empfehlungen zur Nutzung von Zoom in Hinblick auf den Datenschutz
Zoom ist der Videokonferenzdienst eines US-amerikanischen Anbieters. Im Rahmen der Nutzung von Zoom werden unvermeidbar auch personenbezogene Daten erhoben und an den Anbieter und an Dritte übermittelt. Eine Übersicht, welche Daten dies konkret betrifft, finden Sie unter: https://zoom.us/de-de/privacy.html 

Mit diesen Empfehlungen möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick geben, welche Maßnahmen Sie ergreifen sollten, um Ihre Daten und die personenbezogenen Daten Dritter soweit als möglich zu schützen. 

  1. Wenn Sie zu einer Videokonferenz einladen, verweisen Sie bitte auf diese Empfehlungen. 
  2. Die Teilnahme an Videokonferenzen erfolgt immer auf freiwilliger Basis. 
  3. Vertrauliche Informationen über nicht an der Konferenz beteiligte Dritte, insbesondere personenbezogene Daten, dürfen nicht in der Videokonferenz genannt werden. Dies gilt auch bei der Nutzung der integrierten Chat-Funktion. Beim Einsatz von Zoom sollten Sie daher allen Teilnehmern solche Informationen vorab z.B. per dienstlicher Mail oder über SCIEBO zur Verfügung stellen. Die Teilnehmer können dann in der Konferenz auf diese Informationen nur als „Fall A“ oder „Person B“ referenzieren. 
  4. Bei Verwendung der Funktion "Bildschirm-Freigabe" dürfen keine vertraulichen Informationen über Dritte, insbesondere keine personenbezogen Daten sichtbar werden. Weiterhin dürfen die Teilnehmenden keine Screenshots von Veranstaltungsteilen anfertigen.
  5. Sofern im Einzelfall die Aufnahme einer Videokonferenz erforderlich ist, müssen alle Teilnehmer, die aufgezeichnet werden, informiert und einverstanden sein. Eine Speicherung der Aufnahme ist nur lokal auf Systemen der Universität Bonn zulässig. Bei der Aufnahme einer Lehrveranstaltung wird empfohlen, nur die Lehrperson aufzuzeichnen.
  6. Es wird empfohlen, die Funktion Warteraum zu aktivieren und nur eingeladene Teilnehmer zum Meeting zuzulassen, sofern die Zahl der Teilnehmer dies zulässt.
  7. Kameraeinstellungen sollten immer so gewählt sein, dass keine vertraulichen Informationen im Hintergrund (z.B. auf Whiteboards o.ä.) sichtbar sind. 
  8. Sind im Raum anwesende Dritte nicht im Bild zu sehen, ist die Anwesenheit dieser Personen allen Teilnehmern der Videokonferenz bekannt zu machen. 
  9. In der Campus-Lizenz von Zoom wurden bereits globalen Einstellungen vorgewählt. Sie können diese Einstellungen teilweise lokal überschreiben, dabei sollten von Ihnen immer diejenigen Voreinstellungen gewählt werden, die das höchste Maß an Datenschutz und IT-Sicherheit bieten.

Die Kontaktinformationen des behördlichen Datenschutzbeauftragten und weitere Informationen rund um den Datenschutz an der Universität Bonn finden Sie unter: https://www.datenschutz.uni-bonn.de

Sichere Einstellung von Zoom

Für den Einsatz von Zoom hat die Universität sicherheitsrelevante Einstellungen vorgenommen. Auch die Nutzerinnen und Nutzer können, wenn sie als sogenannte “Hosts” so gennante “Meetings” veranstalten, die Einstellungen auf die jeweilige Art der Lehrveranstaltung oder Konferenz anpassen. Im Folgenden sind die wichtigsten sicherheitsrelevanten Einstellungen dargestellt. Zu jeder Einstellung ist angemerkt, ob diese durch Sie als Host verändert werden kann.

  • Deaktiviert: Die Einstellung kann nicht durch den Host aktiviert werden.
  • Voreinstellung: Deaktiviert: Die Einstellung kann durch den Host aktiviert werden.
  • Voreinstellung: Aktiviert: Die Einstellung kann durch den Host deaktivert werden.
  • Aktiviert: Die Einstellung kann nicht durch den Host deaktiviert werden.

Die Voreinstellungen und Empfehlungen werden in Beteiligung der zuständigen Stellen der Universität (Personalräte, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbüro, Datenschutzbeauftragter) und aufgrund der aktuell täglich erweiterten Sicherheitsfeatures von Zoom überarbeitet.

Weitere Informationen:

Allgemeine Einstellungen zur Datenübermittlung

In naher Zukunft wird Zoom die Möglichkeit bieten, den Datenverkehr nur über bestimmte Regionen der Welt laufen zu lassen. Sobald diese Option existiert, wird die Universität nach Möglichkeit den Datenverkehr auf Server innerhalb der EU beschränken. Weitere Informationen sind in einem Blog-Post von Zoom nachzulesen.

Einstellungen zu Meetings

  • Nur berechtigte Benutzer können an Meetings teilnehmen (Voreinstellung: deaktiviert)

    Wir raten davon ab, die Funktion “Nur berechtigte Benutzer können an Meetings teilnehmen” zu verwenden, da Sie damit Nutzer*innen, die ohne die Verwendung eines Clients am Meeting teilnehmen möchten, von der Teilnahme ausschließen. Die Funktion “Von Ihrem Browser teilnehmen” dient dazu, um insbesondere Studierende nicht zu zwingen, Zoom zu installieren, nur um an einer Lehrveranstaltung teilnehmen zu können. Stattdessen empfehlen wir Ihnen, bei Veranstaltungen, bei denen Sie befürchten, dass unautorisierte Personen teilnehmen können, stattdessen den Warteraum zu nutzen, der inzwischen standardmäßig aktiviert wurde.

  • Passwort erforderlich (mehrere Einstellungen, alle aktiviert), Einbetten des Kennworts in den Meeting-Link für die Teilnahme mit einem Klick (Voreinstellung: aktiviert)

    Wo immer möglich, wird bei der Erstellung eines Meetings nicht nur eine Meeting-ID, sondern auch ein Passwort erzeugt. Durch die Einstellung “Einbetten des Kennworts in den Meeting-Link für die Teilnahme mit einem Klick” wird ein Link erzeugt, den Sie verschicken können. Das Passwort ist in diesem Link verschlüsselt enthalten, kann aber nicht aus dem Link herausgelesen werden. Damit ist entweder dieser (sehr lange und damit nicht zu erratende Link)  oder aber das Paar aus Meeting-ID und Passwort zur getrennten Eingabe nötig, um am Meeting teilzunehmen.

    Besondere Sicherheit wird erreicht, wenn Sie diese Funktion deaktivieren und  Meeting-ID und Passwort auf getrennten Kanälen verbreiten.

    Bitte beachten Sie, dass bei wiederkehrenden Veranstaltungen naturgemäß sowohl Meeting-ID wie auch Passwort unverändert bleiben.

  • Warteraum (Voreinstellung: aktiviert)
    Beim Erstellen des Meetings hat der Host hat die Möglichkeit, einen Warteraum einzurichten. Der Host muss dann jeden Teilnehmenden einzeln die Erlaubnis erteilen, dem Meeting beizutreten. So kann vermieden werden, dass nicht autorisierte Personen an Meetings teilnehmen. Aus Sicherheitsgründen ist der Warteraum voreingestellt. Sie können diese Voreinstellung ändern. 

  • Teilnehmer beim Beitritt stumm schalten (Voreinstellung: aktiviert)

    Neue Meeting-Teilnehmende treten dem Meeting immer mit deaktiviertem Mikrofon bei. Sie selbst können bestimmen, ob sie die Aktivierung der Mikrofone freigeben möchten. Falls Sie häufig Meetings in sehr kleinen Gruppen veranstalten, können Sie diese Funktion deaktivieren.

  • Chat im Meeting (mehrere Einstellungen: Voreinstellung: aktiviert), Verhindert, dass Teilnehmer den Chat speichern (Voreinstellung: aktiviert)

    Zoom bietet eine Chatfunktion, mittels der während eines Meetings Textnachrichten ausgetauscht werden können, etwa bei technischen Problemen oder bei Fragen zu Inhalten. In diesem Chat sollten keine personenbezogenen Daten ausgetauscht werden. Chats außerhalb von Meetings sind deaktiviert. Hierzu soll auf etablierte Kommunikationsformen zurückgegriffen werden. Ebenso ist die Möglichkeit zum Austausch von Dateien über die Chatfunktion deaktiviert. Auch hier sollen andere Lösungen (etwa Sciebo) zum Einsatz kommen.

    Es ist nicht zulässig, ganze Chatverläufe zu speichern. Dies wird durch die Einstellung "Vernhindert, dass Teilnehmer den Chat speichern" verhindert. Die Einstellung verhindert allerdings auch die auszugsweise Speicherung, etwa durch copy&paste. Daher können Sie diese Funktion auch deaktivieren. In diesem Fall müssen aber alle Teilnehmer*innen auf das Verbot der Speicherung hingewiesen werden!

  • Bildschirmübertragung (Voreinstellung: aktiviert)

    Über Zoom kann der eigene Bildschirm den Meeting-Teilnehmenden gezeigt werden, etwa um eine PowerPoint-Präsentation zu halten . Es ist voreingestellt, dass nur der Bildschirm des Hosts gezeigt werden kann. Falls Sie häufig Meetings veranstalten, bei denen auch Ihre Teilnehmenden Inhalte zeigen können sollen, sollten Sie diese Einstellung entsprechend abändern. Bitte beachten Sie, dass grundsätzlich nur gezielt bestimmte Anwendungen übertragen werden können. Die Übertragung des ganzen Bildschirms ist deaktiviert, um zu vermeiden, dass aus Versehen personenbezogene Daten (etwa Ihre E-Mails) gezeigt werden.

  • Annotation (Voreinstellung: aktiviert), Whiteboard (Voreinstellung: aktiviert)

    Wird ein Bildschirm übertragen, so können Sie und Teilnehmer mittels einer Annotationsfunktion Anmerkungen auf den gezeigten Inhalten anbringen. Wenn Sie das nicht wünschen, können Sie diese Funktion deaktivieren. Um gemeinsam an einer Tafel zu arbeiten, können Sie statt eines Ihrer Programme auch ein Whiteboard übertragen und die entstandenen Tafelbilder speichern.

  • Select data center regions for meetings/webinars hosted by your account

    Die Universität hat den Datenverkehr über die Server von Zoom maximal eingeschränkt. Neben den Amerikanischen Servern, die sich nicht deaktivieren lassen, da dort die Accountverwaltung stattfindet, sind nur europäische Server erlaubt. 

Einstellungen zu Aufzeichnungen

  • Cloud-Aufzeichnung (Deaktiviert), Lokale Aufzeichnung (Voreinstellung: aktiviert)

    Der Host kann ein Meeting aufzeichnen lassen und lokal speichern. Die Möglichkeit der Speicherung in der Cloud ist deaktiviert. Die Teilnehmenden werden vor Start einer Aufzeichnung vorab aufgefordert, ihre Zustimmung abzugeben. Das ist zwar keine Einwilligung im Sinne des Datenschutzes (diese würde der Schriftform bedürfen), dient aber der Kontrolle, dass es nicht versehentlich zu Aufzeichnungen kommt. Grundsätzlich sollen bei Aufzeichnungen keine Bild-, Ton- oder Schriftdaten von Teilnehmenden angefertigt werden. Sofern sich dies technisch nicht vermeiden lässt. fordern Sie bitte Ihre Studierenden vor einer Aufzeichnung auf, Mikrofone und Kameras zu deaktivieren. Fragen können über den Chat gestellt und von Ihnen im Vortrag aufgegriffen werden.

Schutz vor Diskriminierung und Belästigung

Die Universität Bonn ist bestrebt, all ihren Mitgliedern und Angehörigen eine gleichberechtigte, diskriminierungsfreie, respekt- und vertrauensvolle Zusammenarbeit zu ermöglichen.Die oben genannten Empfehlungen des Datenschutzbeauftragten sowie die Möglichkeiten zur sicheren Einstellung von Zoom sind wesentliche Bausteine, um auch beim Einsatz von Zoom eine entsprechende Kommunikationsatmosphäre zu gewährleisten. Um Belästigung und Diskrimierung in digitalen Räumen vorzubeugen, bitten wir Sie daher, sich mit diesen Empfehlungen und den Sicherheitseinstellungen der Software vertraut zu machen.

Neben dem sogenannten Zoom-Bombing, bei dem sich unautorisierte Personen Zugang zu Online-Veranstaltungen verschaffen und diese stören, sind auch Diskriminierungen und Belästigungen über Chat-Funktionen möglich, beispielsweise durch die Verbreitung von rassistischen, sexistischen  und herabwürdigenden Inhalten. Bei diesen Angriffen sind die Grenzen zwischen unerwünschtem belästigendem Verhalten und strafbaren Handlungen fließend.

Falls es trotz aller Sicherheitsvorkehrungen zu derartigen Vorfällen kommen sollte, stehen Ihnen folgende Stellen zur Beratung und Unterstützung zur Verfügung:

Support

Zoom-Portal der Universität Bonn: uni-bonn.zoom.us
Kontakt: [Email protection active, please enable JavaScript.]

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